Gestire squadre

“Il lavoro di squadra, elemento chiave per il successo o il fallimento”.

I responsabili di reparto, di commessa, di progetto, di cantiere etc…hanno il compito di infondere una buona atmosfera all’interno della propria squadra per migliorare la qualità del lavoro, limitare l’assenteismo e meglio sopportare i periodi di stress.
Si può metaforicamente paragonare la conduzione di una squadra alla guida di una auto. Se tutto funziona al meglio l’auto ci porta a destinazione, nel tempo giusto e in sicurezza!
Il concorso di tutte le parti, il mettere in comune le rispettive competenze per raggiungere lo stesso obiettivo, permettono di esprimere tutta la forza della squadra. Quando ciascuno fa bene il proprio compito, nei tempi giusti ed in sicurezza, si riducono gli attriti, le dispersioni di energia, si raggiunge la meta.

“Senza lavoro di squadra, non si riesce a gestire progetti, commesse, reparti”!

Un responsabile, oltre alla conoscenza del lavoro che svolge, deve possedere la  capacità di controllare e dare indicazioni, indirizzare. Ma per  favorire davvero il “buon funzionamento del team”, la corretta progressione e la ottimale realizzazione del progetto, deve contribuire alla creazione di un “clima collaborativo”, quello che sinteticamente si definisce “lavoro di squadra”.
I molti casi reali osservati, mi consentono di affermare infatti che per gestire un team, oltre alle competenze specifiche della attività che si svolge, è fondamentale acquisire o implementare, le competenze atte a “guidare” le persone coinvolte nel team, gruppo o squadra.

In linea generale si può affermare che un responsabile ha il compito di:

• assegnare ruoli
• fissare obiettivi
• fissare scadenze
• anticipare i problemi
• gestire gli imprevisti
• informare
• ascoltare
• coinvolgere
• dissipare le tensioni
• motivare

Un responsabile di progetto, di commessa, di reparto, d’officina, ha come obiettivo il fare in modo che la squadra a lui affidata abbia successo, in questo ruolo deve acquisire e implementare competenze  per:

•  Comunicare e promuovere la comunicazione
• Organizzare
• Fidarsi e delegare promuovendo le capacità dei suoi collaboratori
• Riconoscere fallimento e successo.

Comunicazione

“Prima di tutto “Il sorriso” che è comunicativo, saper mettere buon umore e sorridere è un ottima partenza”!

Elemento essenziale per costruire la squadra è “promuovere una buona comunicazione

È essenziale incoraggiare i membri del team a condividere idee, comunicare meglio tra loro e lavorare in modo collaborativo. Favorire gli scambi rende la squadra più produttiva, sviluppa la sua capacità di innovare e può far risparmiare tempo prezioso.
Una buona comunicazione aiuta a sviluppare la fiducia tra i membri del team e un senso di lealtà. Tutto ciò offre un ambiente di lavoro piacevole e incoraggia l’impegno di tutti nei confronti del progetto, innescando un circolo virtuoso.

Per determinare questo occorre conoscere e combinare diversi metodi di comunicazione, stimolare anche i collaboratori a migliorarsi. Tenendo presente che la comunicazione nasce dall’ascolto. Ascoltare dunque i collaboratori per stimolare la loro capacità di “ascoltarsi reciprocamente”, è la base per la comunicazione efficace.
Lavorare in un ambiente favorevole alla comunicazione, un semplice esempio, se non si è già in uno spazio aperto, può essere quello di lasciare aperta la porta del proprio ufficio, per  incoraggiare i collaboratori a venire a trovarti in qualsiasi momento per discutere i progressi del progetto, chiedere aiuto o consigli.
La comunicazione tra i membri di un team determina buone relazioni, le buone relazioni migliorano la comunicazione rendendola efficace, questo circolo virtuoso è essenziale al lavorare insieme con efficienza ed efficacia.

Organizzazione

“I due fattori più importanti per il successo di un’organizzazione, sono l’atteggiamento dei suoi uomini e la loro capacità di adattarsi”!

Incontrare i collaboratori ciclicamente e nelle situazioni necessarie al miglioramento organizzativo. Incontri brevi,  con un obiettivo specifico in modo da renderli produttivi.
Ciclicamente, incontri anche più lunghi, ma tenuti entro il tempo stabilito per la riunione, per valutare lo stato delle cose, gli elementi positivi e negativi, stabilire l’impegno delle persone, i compiti da svolgere nel prosieguo.

L’importante in questo tipo di incontri diventa scambiare idee, osservazioni, stimolare i miglioramenti da fare in attività specifiche, complimentarsi col gruppo o con il singolo, su precise azioni positive, sub-obiettivi raggiunti.
Questi incontri operativi,  sono da considerarsi anche azioni di team building, perché permettono a tutti di esprimersi, essere ascoltati, scambiare pensieri, confrontarsi, condividere.
Un responsabile di progetto, un responsabile di team, deve creare anche opportunità per riunire la squadra in un’atmosfera amichevole e informale. La socialità consente ai membri del team di rilassarsi insieme, lontano dall’ambiente di lavoro, dalle loro responsabilità, dalle restrizioni e dalle barriere gerarchiche.
Specie all’inizio di un progetto, quando si forma un team di lavoro, quando si inseriscono, nel team persone nuove, è costruttivo organizzare attività per rompere il ghiaccio e trascorrere del tempo insieme, aiuta a creare un forte senso di appartenenza.
Andare a pranzo insieme quando possibile, oppure ogni tanto bere qualcosa assieme dopo il lavoro, o praticare uno sport di squadra (calcio, basket, …) tutti insieme, concorre a creare e rafforzare lo spirito di squadra, dando a tutti l’opportunità di conoscersi meglio.

Fiducia

“Fiducia, rispetto e riconoscimento sono valori forti che motivano la squadra in modo efficace”.

Par far si che le attività di riunione ed incontro siano vissute come costruttive e gratificanti, occorre incoraggiare le iniziative, permettere ai membri della squadra, quando necessario, di richiederle ed organizzarle, sia riunioni di lavoro che ludiche.
Questo premette che il responsabile sappia fidarsi dei suoi collaboratori, che creda in loro.

Imporre la propria autorità non funziona in generale e soprattutto con le nuove generazioni. Per avere la piena disponibilità ed il meglio dei propri collaboratori, per coinvolgerli realmente, occorre aver fiducia in loro.
Creare un clima di fiducia reciproca all’interno della squadra, significa sapersi affidare alle capacità, ai talenti e al potenziale di ciascuno dei collaboratori. Significa mostrare che si crede in loro! Solo in questo modo essi si sentiranno “responsabilizzati” e pronti a lavorare con grande impegno per raggiungere gli obiettivi.
Certamente questo stando attenti a non delegare tutto, dando l’impressione di non essere coinvolti, mostrando ai propri collaboratori che si è lì per loro e che possono contare sul proprio “capo”, che deve comunque monitorare e convalidare il raggiungimento degli obiettivi di ciascuno, all’interno di quelli finali di progetto. In fondo la fiducia deve essere reciproca.

Riconoscimento

“Credo che le persone lavorino per essere soddisfatte e che sia un grande errore pensare che l’unico modo per ricompensarle per il loro lavoro siano i soldi. Le persone hanno bisogno del denaro, ma vogliono anche essere felici nel loro posto di lavoro e orgogliose di ciò che fanno”. (Akio Morita – fisico e imprenditore giapponese)

Nella guida della squadra sono importanti il “riconoscimento e la gratificazione”.
Dai piccoli gesti generali a quelli specifici, dalla gratificazione della squadra a quella individuale. La difesa dell’operato del team o del singolo, quando in linea con quanto concordato, l’assunzione delle proprie responsabilità di leader quando si incontrano difficoltà, soprattutto non previste, che danno adito ad errori, sono azioni  la che rafforzano la fiducia.

Un suggerimento è quello di festeggiare le vittorie! Festeggiare il successo di un progetto o il successo di un obiettivo difficile. rafforza la squadra e l’impegno”.

Esperienze in realtà diverse  mi hanno fatto comprendere che poche persone mirano solamente a timbrare il cartellino, a “tirare” le otto ore e aspettare lo stipendio alla fine del mese.

La maggior parte delle persone desiderano essere tenute nella giusta considerazione, hanno il  desiderio di far bene il proprio compito per sentirsi soddisfatte.

Un buon responsabile deve guidare e controllare che i compiti dati siano eseguiti a regola d’arte, ma avere ben chiaro che per le persone l’essere stimato dagli altri, oltre che da se stesso,  concorre a soddisfare il  bisogno di appartenenza e realizzazione.
Il riconoscere ai collaboratori il lavoro fatto, i rischi che hanno preso e i risultati che hanno ottenuto crea un ambiente di lavoro positivo, motivato e produttivo. (Luigi D’Arienzo)